دبرا لیتلجان شیندر (Debra Littlejohn Shinder)
مترجم: ابراهیم حیوری
چندی پیش مایکروسافت نسخه آزمایشی جدیدترین محصول خود یعنی آفیس 365 را عرضه کرد؛ آفیس 365 قدرت بهرهوری و تولید محتوا در فضای ابر را برای تمامی کسبوکارها، صرف نظر از بزرگی و کوچکیشان فراهم میکند.
این محصول جدید، موجب صرفهجویی شرکتها و سازمانهای کوچک در وقت و هزینهها و همچنین آزاد کردن منابع ارزشمندشان میشود. آفیس 365 بسته نرمافزار رومیزی مجموعه Microsoft Office را با نگارشهای برخط نسل بعدی سرویسهای برقراری ارتباط و همکاری مایکروسافت، یعنی محصولات Exchange Online، SharePoint Online و Lync Online، ترکیب میکند. مدیریت سرویسهای آفیس 365 ساده است و استفاده از آنها پیچیدگی خاصی ندارد. ضمنا امنیت خدمات این محصول فوقالعاده بالا است و پایداری بسیار مناسبی هم دارد.
آفیس 365 دارای قابلیتهایی مثل ارسال و دریافت ایمیل، امکان کار مشترک روی یک پروژه واحد (Collaboration)، اطلاع از وضعیت حضور کاربران، امکان برقراری ارتباط و ارسال پیامهای فوری، برقراری تماسهای صوتی/ ویدیویی و امکان برگزاری کنفرانس در نسخه تحت وب مجموعه Office و همین طور آفیس 2010 پروفشنال - در نگارش Enterprise - است. در ادامه مقاله خواهیم دید که چگونه دستپخت جدید مایکروسافت دنیای کسبوکار را متحول خواهد کرد.1- امنیت
ابتدا با مهمترین عامل در انتخاب یک سرویس ابری شروع میکنیم، «امنیت». به جرات میتوان گفت که امنیت دادهها و اطلاعات، بزرگترین سد برای شرکتهایی است که قصد ورود به فضای ابر را دارند. خبر خوش این که امنیت اولین و مهمترین عاملی است که مایکروسافت در طراحی و ارایه سرویسهای برخط خود در نظر داشته است. اتصال کاربر به برنامههای آفیس 365 از طریق استاندارد رمزنگاری 128-bit SSL/TSL انجام میشود؛ از این رو اگر تبادل دادهها و اطلاعات توسط شخصی که مجوز لازم برای مشاهده آنها را نداشته باشد ردگیری یا شنود شود، وی هرگز قادر به شکستن رمز و خواندن اطلاعات رد و بدل شده نخواهد بود. پایگاه داده تعاریف ضدویروس مرتبا بهروزرسانی شده و بررسیهای امنیتی مطابق با استانداردهای سرویس Microsoft Trustworthy Computing اندازهگیری میشوند. ابزار اکسچنج آنلاین (Exchange Online) از سرویس امنیت ایمیل مایکروسافت با نام Forefront Online Protection for Exchange) FOPE) برای محافظت از پیامهای ایمیل در مقابل بدافزارها، فیلترگذاری بر ضدهرزنامهها و ویروسیابی با استفاده از چندین موتور شناسایی، استفاده میکند.
چرخه تولید امنیت (Security Development Lifecycle - SDL) در مراحل طراحی، پیادهسازی و نگهداری خدمات برخط مایکروسافت (Microsoft Online Service ) اعمال میشود. دست آخر، مایکروسافت به طور پیوسته سیستمهای خود را برای اطلاع از فعالیتهای مشکوک بررسی میکند و پروتکل ضدحمله قدرتمندی را در مواقع بروز اتفاقات ناخواسته تدارک دیده است.
2
- قابلیت اطمینان
بعد از امنیت، حساسیت بعدی در مورد سرویسهای ابری مربوط به قابلیت اطمینان و پایداری آنها است. از کارافتادگی (Downtime) در سرویسهای ابری به معنای از دست رفتن بهرهوری کارمندان و نهایتا افزایش هزینهها و متضرر شدن شرکت یا سازمان است. خدمات برخط مایکروسافت ارایهدهنده یک توافقنامه سطح خدمات (SLA) است و زمان فعال بودن کامل (Uptime) سرورها بنا به گفتههای مایکروسافت معادل 9/99 درصد است. جالب این که منظور مایکروسافت از بهکارگیری واژه 365 اشاره به در دسترس بودن همیشگی این سرویسها در طول سال است. شرکت مایکروسافت مراکز داده متعددی در سرتاسر جهان دارد که معماریهای شبکههای مازاد بر احتیاج را میزبانی میکنند. اگر به هر دلیلی مشکل حادی در یک مرکز داده رخ دهد، یکی دیگر از مراکز داده میتواند به عنوان پشتیبان وارد عمل شده، خدمات پایداری را برای شرکتها و سازمانهای مصرفکننده فراهم کند.
3- رعایت قوانین و مقررات
رعایت قوانین و مقررات دولت و صنعت (به عبارتی دیگر سازگاری با قوانین دولتی و صنعتی) نکتهای حایز اهمیت در دنیای کنونی کسبوکار است. سرویسهای آفیس 365، نشان استاندارد ISO 27001 را کسب کرده، بررسیهای نوع 1 و 2 استاندارد SAS70 را با موفقیت گذرانده و همچنین گواهینامه EU Safe Harbor را هم کسب کردهاند. مایکروسافت همچنین ابزارهای کنترلکنندهای برای یاری رساندن به مشتریان در زمینه اجابت خواستهها، دستورالعملها و ضوابط امنیتی مصوبه ﻗﺎﺑﻠﻴﺖ اﻧﺘﻘﺎل و پاسخگویی ﺑﻴﻤﻪ درمانی (HIPAA) و همچنین مصوبه حریم خصوصی و حقوق آموزشی خانواده (FERPA) فراهم کرده است.
4- سازگاری
در اقتصاد امروز، بسیاری از شرکتها توانایی بهروزرسانی تمامی کامپیوترهای رومیزی خود را به جدیدترین نسخه منتشر شده سیستمهای عامل ندارند. نکته این جا است که برای استفاده از آفیس 365 محتاج بهروزرسانی سیستم عامل کامپیوترهای شرکت یا سازمان متبوع خود نیستید. خدمات برخط مایکروسافت نه تنها از ویندوز 7 و سرویس پک 2 ویستا پشتیبانی میکنند، بلکه با سرویس پک 3 ویندوز اکسپی هم سازگارند. آفیس 365 را حتی با نسخه خانگی ویندوز اکسپی (Home Edition) و نسخه Media Center هم میتوان اجرا کرد. کاربران مک هم با استفاده از نگارشهای Leopard و Snow Leopard سیستم عامل Mac OS X قادر به اجرای برنامههای آفیس 365 خواهند بود.
پورتال تحت وب برخط آفیس 365 که از آنها برای انجام کارهای مدیریتی استفاده میشود، با مرورگرهای آیئی 7 و نسخههای جدیدتر، فایرفاکس 3 یا سافاری 3 سازگار است. ضمنا امکان دسترسی به نسخه تحت وب برنامه آوتلوک با این مرورگرها هم وجود دارد.
5- امکان استفاده از جدیدترین نسخه ابزارها
آفیس 365 امکان استفاده از تمامی ویژگیها و قابلیتهای آخرین نسخه محصولات سرور مایکروسافت را برای شرکتها و سازمانها فراهم میکند. این سرویسها روی سرویس پک 1 ابزار Exchange، SharePoint 2010 و Lync اجرا میشوند. نرمافزار کلاینت Microsoft Lync 2010 برای ویندوز و ابزار Communicator برای کاربران Mac تدارک دیده شده است و نگارش سازمانی آفیس 365 هم امکان استفاده از ابزار Office 2010 Professional Plus را فراهم میکند.
6- سرویس تکورود (Single Sign-On)
اگر فرض کنیم شبکه شما از Server 2008 Active Directory استفاده میکند، میتوانید قابلیت Active Directory Federation Service یا ADFS را پیکربندی نمایید. ADFS به شرکتها اجازه میدهد تا از اشتراک کاربریهای دیگر در دایرکتوری خود استفاده کنند. با استفاده از سرویس تکورود (Single sign-on) هم که در حقیقت یک روش شناسایی و احراز هویت است، کاربر میتواند پس از یک بار ورود و شناسایی شدن توسط پورتال، از همه سرویسها و اطلاعات مختلف استفاده کند بدون آن که نیازی به شناسایی مجدد هر کدام از آنها داشته باشد. در حقیقت با استفاده از تکورود کاربر به طور خودکار برای استفاده از تمامی امکانات احراز هویت میشود.
7- اکسچنج آنلاین
تا قبل از عرضه آفیس 365 شرکتها و سازمانها مجبور به نصب فیزیکی سرورهای اکسچنج بودند. اما هماکنون با استفاده از اکسچنج آنلاین نیاز به انجام چنین کاری نیست و شما امکان استفاده از مزایای Exchange Server 2010 را بدون نیاز به صرف هزینههای اضافی و مخارج کلی پیادهسازی در شرکت یا سازمان، خواهید داشت. صندوق پستی ایمیل هر حساب کاربری ظرفیتی تا 25 گیگابایت خواهد داشت و مدیران سیستم قادر به کاهش این ظرفیت هستند. حد اکثر ظرفیت پیوستهای ایمیلها هم 25 مگابایت در نظر گرفته شده است. جالبتر از همه این که کاربران قادر به بازیابی اقلام پاک شده هستند؛ این مورد شامل اقلامی که از پوشه Deleted صندوق ایمیل حذف شدهاند هم میشود. البته به شرطی میتوان اقلامی را که برای همیشه یا به طور دستی و ناخواسته پاک شدهاند، بازیابی نمود که ویژگی Single Item Recovery فعال شده باشد - ویژگی مذکور به طور پیش فرض غیرفعال است. اگر در نقش مدیر سیستم، حساب کاربری شخصی را پاک کنید، تا 30 روز بعد از پاک کردن آن حساب کاربری، امکان بازیابی صندوق ایمیل وی وجود خواهد داشت.
برای اتصال به اکسچنج آنلاین باید از نسخههای 2007 و 2010 ابزار آوتلوک استفاده کرد. البته توصیه میکنیم با Outlook 2010 به Exchange 2010 متصل شوید تا امکان استفاده از قابلیتهای Conversation View، Ignore، Mail Tips، Personal Archive، Protected Voicemail، Voicemail Preview داشته باشید. در صورت نصب نبودن نرمافزار آوتلوک روی کامپیوتر کاربران، با استفاده از نسخه تحت وب میتوان کار اتصال به اکسچنج را از طریق مرورگرهای رایج انجام داد.
کاربران Mac هم برای اتصال به سرورهای اکسچنج باید از نسخه Entourage 2008 Web Services استفاده کنند. از دسترسی به پروتکلهای IMAP و POP هم در این سرویس پشتیبانی میشود. ضمنا سرویس Exchange Active Sync برای اتصال ابزارهای سیار مانند تلفنهای ویندوز، ابزارهای پالم، آیفون/آیپد و بعضی از مدلهای اندروید و ابزارهای نوکیا به سرورهای اکسچنج هم پشتیبانی میشود.
8
- شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online)
شیرپوینت آنلاین امکان کار مشترک افراد بر روی یک پروژه را فراهم میکند. هر حساب کاربری در شیرپوینت آنلاین دارای 500 مگابایت فضای ذخیرهسازی است. شرکتها یا سازمانها روی هم رفته فضای ذخیرهسازی معادل یک ترابایت در اختیار خواهند داشت. سایتهای شیرپوینت با تمامی برنامههای Microsoft Office 2010 مثل ورد، اکسل، اکسس، پاورپوینت، آوتلوک، اینفوپت، SharePointDesigner و SharePointWorkspace سازگار خواهند بود. امکان دسترسی و مشاهده سایتها از طریق مرورگرهای آیئی 7 و 8، فایرفاکس 3، سافاری 2/1/3 و ابزارهای سیار شامل ویندوز موبایل 5/6، ویندوز فون 7 و اندرویید 2 و بالاتر و سریهای E و N گوشیهای نوکیا میسر است.
با ترکیب برنامههای Microsoft Office 2010 و SharePoint Online، دو یا چند کاربران قادر به ویرایش همزمان یک سند خواهند بود. اگر ابزارهای آفیس روی کامپیوتر نصب نشده باشند، میتوان از ابزارهای تحت وب آن برای ویرایش اسناد در مرورگرها استفاده کرد. یکی دیگر از ویژگیهای قابل پشتیبانی، ویژگی Broadcast Slide Show ابزار پاورپوینت است که امکان به اشتراکگذاری نمایش اسلاید (Slide Show ) پاورپوینت را از طریق اینترنت برای هر تعداد کاربر فراهم میکند؛ نکته جالب این که کاربران مورد نظر حتی برای مشاهده نمایش اسلاید هم نیازی به نصب نرمافزار پاورپوینت ندارد. یکی دیگر از ویژگیهای مهم، امکان مدیریت نابرخط اسناد است؛ به این معنی که شما کارهای لازم روی اسناد را به صورت نابرخط انجام میدهید و بعد از اتصال به اینترنت کلیه کارهای انجام شده در سرور همگامسازی (Sync) خواهند شد. بسیاری از کاربران تصور میکنند رایانش ابری امکان کار به صورت نابرخط را سلب کرده و اتصال اینترنتی یکی از ملزومات کار با محصولات و خدمات ابری است؛ در حالی که عملا این طور نیست و در آفیس 365 امکان استفاده از ابزارها بدون نیاز به اینترنت فراهم شده است.
فراموش نکنید که سایتهای شیرپوینت توسط سرویس Forefront Security for SharePoint در برابر ویروسها و بدافزارها محافظت و پشتیبانی میشوند.
9- لینک آنلاین (Lync Online)
Lync Online در حقیقت سرویس برقراری ارتباطات در آفیس 365 است. امکان خرید مستقل این محصول به صورت جداگانه - جدای از بسته نرمافزاری آفیس 365 - هم وجود دارد. لینک آنلاین امکاناتی همچون پیامرسان فوری، برقرای تماسهای صوتی/ ویدیویی بین کامپیوترها، برگزاری کنفرانسهای تحت وب و نشان دادن وضعیت حضور کاربران (Status Check) را فراهم میکند. ضمنا امکان یکپارچهسازی لینک آنلاین با آوتلوک هم وجود دارد، به این ترتیب کاربران امکان تعامل با یکدیگر را حتی از درون محیط آوتلوک هم خواهند داشت. در زمان گفتگو و ارسال پیامهای فوری (IM)، امکان مبادله فایل هم وجود دارد.
نرمافزار لینک آنلاین امکان شرکت کاربران در جلسات برخط صوتی ویدیویی و همچنین کنفرانسهای تحت وب را فراهم میکند. ضمنا انجام تمامی کارهای ذکر شده با استفاده از تلفن همراهی که از سرویس برگزاری کنفرانس صوتی PSTN استفاده میکند هم میسر است. به اشتراکگذاری مواردی مثل میز کار یا برنامهها، امکان استفاده از وایتبرد مجازی و همچنین به اشتراکگذاری اسناد هم در این نرمافزار پشتیبانی میشود.
10- ابزارهای تحت وب آفیس
ابزارهای تحت وب مجموعه آفیس هم بخشی از ابزارهایی هستند که آفیس 365 استفاده از آنها را برای کاربران شرکتها و سازمانها میسر میسازد؛ اما در حال حاضر نسخه تحت وب ابزارها، جایگزین مناسبی برای نسخه نصبشده مجموعه آفیس بر روی کامپیوتر محسوب نشده و تنها به دید ابزاری مکمل میتوان به آنها نگریست. برای ساخت اسناد پیچیده و دستکاری آنها، محتاج نسخههای قدرتمندتر نصب شده روی کامپیوتر هستید.
گاهی اوقات پیش میآید وقتی که از کامپیوتر مجهز و پر قدرت خود دور هستید، بهشدت به ویرایش سریع و البته ساده اسناد نیاز پیدا کنید. در چنین موقعیتی نیاز به ابزارهای تحت وب کاملا احساس میشود؛ با استفاده از نسخه تحت وب ابزارها، صرف نظر از مکانی که در آن قرار گرفته یا کامپیوتری که از آن استفاده میکنید، امکان دسترسی به ورد، اکسل، پاورپوینت و واننوت (OneNote) را داشته و میتوانید بهراحتی اقدام به خلق یا ویرایش محتوای اسناد، ارسال آنها به سایتهای شیرپوینت یا ذخیره آنها در پوشه سرویس رایگان ذخیرهسازی SkyDrive - با 25 گیگابایت فضای رایگان - شرکت مایکروسافت نمایید.
رابط کاربری ابزارهای تحت وب شبیه به رابط کاربری نسخه ابزارهایی است که روی کامپیوتر نصب مینمایید. اسناد به همان شکلی که در نرمافزارهای نصب شده روی کامپیوتر ظاهر میشوند، در ابزارهای تحت وب نمایش داده میشوند. حتی امکان مشاهده فایلها روی بسیاری از ابزارهای سیار مثل تلفنهای همراه ویندوز فون، آیفون، بلکبری، نوکیا و ابزارهایی هم که از مرورگر اپرا موبایل 65/8 یا اوپنویو 2/6 (Openwave) استفاده میکنند فراهم شده است.
فایلهای پشتیبانی شده در ابزارهای تحت وب شامل فرمتهای قدیمی آفیس (ppt،. xls،. doc) و فرمتهای جدید XMLمحور (docx, xlsx, pptx) هستند. ضمنا در ابزارهای تحت وب امکان چاپ و ویرایش همزمان اسناد ورد توسط چندین کاربر هم وجود دارد.
| < قبلی | بعدی > |
|---|