مترجم: سید مهدی موسوی جزایری
امروزه سازمانها و شرکتها در هر اندازهای که باشند بهخوبی دریافتهاند بهروزرسانی سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning - ERP) هزینه هنگفتی به آنها تحمیل میکند.
اگر چه سرمایهگذاری اولیه برای خرید و راهاندازی ERP ممکن است معقول و منطقی به نظر برسد ولی اصل ماجرا به نگهداری، سفارشیسازی و بهروزرسانی این نرمافزارها مربوط میشود. در واقع نصب اولیه یک سیستم ERP یک طرف ماجرا است و مشکلات و هزینههای بهروزرسانی آن یک طرف دیگر.
از سوی دیگر امروزه سلیقه سازمانها در نحوه استفاده از سیستمهای ERP که نوعی راه حل جامع برای پوشش دادن تمام فرآیندهای کسبوکار سازمان است و همچنین بهروزرسانیهای مربوط به آن دستخوش تغییراتی شده و هر شرکت مایل است بنا به نیازها، علایق و راهبردهای خود، در سیستم ERP خریداری شده دست برده، تغییر و تحولی در آن ایجاد کند.
ضرورت موضوع
آن چه در این بین اهمیت دارد این نیست که آیا فلان ERP بهخصوص، از تغییرات آتی پشتیبانی میکند یا خیر، بلکه قضیه این است که دست زدن به چنین کاری چه قدر هزینه دارد؟ سازمانها برای برخورداری از این پشتیبانیها، چه بودجهای باید کنار بگذارند؟ پیادهسازی این تغییرات جدید احتمالا چه تاثیراتی بر عملکرد جاری سازمان بر جای خواهد گذاشت؟ دشواری و سطوح مختلفی که برای سفارشیسازی ERP تعریف شده چگونه است؟ و سوالاتی از این قبیل.
در مقام یافتن پاسخ و برای روشن کردن ابهامات موجود، مرکز پژوهشی CFO با همکاری شرکت Agresso، 157 مدیر ارشد مالی را مورد پرسش قرار داده است.
در این نظرسنجی که بر سازمانهایی با اندازه متوسط (با سود سالانه صد میلیون تا یک میلیارد دلار) متمرکز شده، در ارتباط با هزینه، زمان و تلاش مورد نیاز برای نگهداری، تغییر و تعدیل و بهروزرسانی سیستمهای ERP پس از نصب سوال شده است.
بیگدار به آب نزنید
بهروز نگه داشتن یک سیستم ERP چه قدر هزینه در بر دارد؟ بر اساس بررسی و نظرسنجیهای ما، پاسخ این است: خیلی زیاد.
این گمان که سیستم ERP پس از استقرار دیگر هزینهای به سازمان تحمیل نمیکند، اشتباه است. مدیران سازمانها شاید از این نکته مهم غافل باشند که پس از استقرار اولیه ERP، با پیآیندهایی همچون سفارشیسازی ERP بر اساس نیازهای سازمانی خود، افزودن ماجولها و بخشهای کارکردی، بازنویسی برخی برنامههای مورد استفاده در سازمان، اعمال تغییراتی در خروجیها، بهینهسازی عملکرد سیستم، بهروزرسانی فناوری و در یک کلام بهروزرسانی سیستم برای پاسخگویی به نیازهای سازمان متبوع خود مواجه میشوند.
واقعیت این است که مدیران و کارمندان برای تطبیق دادن ERP با نیازهای سازمانی خود باید از نظر مالی و زمانی، سرمایهگذاری هنگفتی متحمل شوند.
هزینهای که در ابتدا صرف خرید ERP میشود، معقول و پذیرفتنی است. ما در ابتدا از مدیران ارشد مالی در خصوص میزان تخمینی هزینه خرید و راهاندازی ERP، سوال کردیم. 92 درصد آنها اظهار داشتند که برای خرید مجوز، سرویس و نگهداری سالانه ERP فعلی، حد اقل 250 هزار دلار هزینه کردهاند. بیش از نیمی از پاسخدهندگان، این رقم را بیش از یک میلیون دلار اعلام نمودند.
سازمانها اغلب مجبور به تقبل هزینهای جهت سازگاری سیستمهای ERP با کسبوکار خود هستند. ما در تحقیقات خود به این نتیجه رسیدیم که یکی از مهمترین انگیزههای سازمانها برای دست بردن در نرمافزارهای ERP، نیاز به سفارشیسازیشان بر طبق فرآیند کسبوکار خاص خود است. 80 درصد پاسخدهندگان گفتند که سازمان متبوعشان ERP خود را یا در حد و اندازه معمولی یا به طور گسترده و اساسی، سفارشی کردهاند تا این سیستم بتواند نیازهای خاص سازمان آنها را رفع و رجوع کند.
هزینههای متعاقب استقرار ERP، بسیاری از سازمانها را غافلگیر میکند. بررسیهای ما نشان میدهد بسیاری از شرکتها و سازمانها (در هر اندازه و متعلق به هر صنعت و کسبوکاری که باشند) معتقدند بهروز نگه داشتن سیستمهای ERP برای رفع نیازهای سازمانی، فرآیندی است پرهزینه، دشوار و پیچیده. نتیجه این که سازمانها باید هنگام تخصیص بودجه جهت خرید و راهاندازی ERP، به هزینههایی که این کار خواسته و ناخواسته در آینده برایشان رقم میزند هم توجه داشته باشند.
هزینه زیاد یعنی چه قدر؟
ما در نظرسنجی خود، در مورد کموکیف تغییراتی که سازمانها بر ERP پیاده کردهاند، نظرسنجی کردیم. 76 درصد پاسخدهندگان گفتند که برای افزایش کارآیی ERP در سازمان خود، یک ماجول یا یک سری قابلیتهای کارکردی به آن افزودهاند. 61 درصد هم گفتند که به بازنویسی ERP فعلی خود مبادرت میورزند. 33 درصد شرکتها حتی پا را هم از این فراتر گذاشته و با صرف هزینههایی، تمام ERP خود را مجددا پیکربندی کردهاند. پیدا است که چنین اقدامات و تغییراتی، جملگی هزینهبر است.
ما همچنین از مدیران اجرایی شرکتها در مورد حدود هزینههای سالانه پس از نصب سیستم ERP، سوال کردیم. در پاسخ با سه مدل مختلف مواجه شدیم:
1. هزینههای داخلی: یعنی پولی که شرکت باید بابت نگهداری و جرح و تعدیل ERP کنار بگذارد. این رقم حقوق کارکنان بخش فناوری اطلاعات، مالی، آموزش، مدیران پروژه و مانند آن را هم شامل میشود.
2. هزینههای خارجی: هزینههای مربوط به خدمات طرف ثالث؛ مثل سرمایهای که صرف استخدام فروشندگان، پیمانکاران و کارشناسان فناوری اطلاعات به منظور تسهیل استفاده از ERP میشود.
3. هزینههای نگهداری و پشتیبانی: که هر سال باید به فروشنده سیستم تحویل گردد.
بیش از نیمی از پاسخدهندگان، هزینههای داخلی ERP را در سال بین صد هزار تا پانصد هزار دلار تخمین میزنند. تحلیل دادههایی که از این نظرسنجی به دست آمده نشان میدهد یک شرکت معمولی و در حد متوسط، سالانه بیش از یک میلیون و دویست هزار دلار بابت نگهداری، اصلاح و بهروزرسانی ERP خود هزینه میکند.
ما این مساله را از یک بعد دیگر هم مورد کنکاش قرار دادهایم و آن مقدار نفر/روز صرف شده برای سفارشیسازی سیستمهای ERP است.
یافتههای ما نشان میدهد ایجاد تغییرات اساسی در ERP با کیفیت متوسط، حد اقل 60 نفر/روز (تقریبا معادل سه ماه کاری) هزینه و زمان به سازمان تحمیل میکند. اعمال همین تغییرات با کیفیت سطح بالا و عالی، معادل 190 نفر/روز برای سازمان آب میخورد.
انواع تغییرات
در سوالی دیگر، نوع تغییراتی را که در بخشهای مختلف ERP سازمان خود اعمال کردهاند، جویا شدیم و به این نتیجه رسیدیم که تمام بخشهای یک سیستم ERP بالقوه در معرض تغییر قرار دارد. البته همه قسمتهای ERP به یک میزان دستخوش تغییر نمیشود بلکه بخشهای خاصی از آن از قبیل اجازه دسترسی کاربر، امنیت، کنترلگرها و مدل ساختار دادهها، اغلب در معرض تغییرات اندکی قرار دارد. در عوض، دیگر بخشهای ERP که با نیازها و فعالیتهای کاربران نهایی ارتباط بیشتری دارد (از قبیل فرآیندهای کسبوکار، گزارشگیری و تحلیلهای آماری) معمولا با تغییرات گستردهای مواجه میشود.
نکته دیگری که دریافتیم این است که اعمال هر میزان تغییر در ERP فرآیندی است چندمرحلهای، پیچیده و چندوجهی. علاوه بر این اعمال تغییرات اندک در بخشهایی کوچک از ERP ممکن است بر قسمتهای مختلف سرویس اثر گذاشته و دگرگونیهای گستردهای را به دنبال داشته باشد.
توقف در نیمه راه
همان طور که اشاره شد، برخی از سازمانهایی که به خرید ERP اقدام میکنند، هر چند ممکن است در چند صباح اول شور و اشتیاق بسیاری برای سفارشیسازی این نرمافزارها از خود نشان دهند، اما با گذشت زمان و با نمودار شدن برخی مشکلات و چالشها، این اشتیاق یا الزام به سردی میگراید و روند تغییر و اصلاح ERP در نیمه راه و به صورت ناتمام متوقف میگردد.
از جمله این مشکلات میتوان به عوامل مختلفی همچون پیچیدگی، نیاز به برونسپاری، پیامدهای تجاری یا عملیاتی ناشی از این کار، هزینهبری و نیاز به کار گسترده درونسازمانی اشاره کرد.
در پاسخ به این سوال که «مشکلات و موانع اصلی اصلاح سیستمهای ERP مطابق با نیاز سازمان چیست؟» 57 درصد مدیران بر پیچیدگی پیادهسازی انگشت گذاشتند. 52 درصد هم از هزینههایی که انجام این کار میطلبد، دل پری داشتند. 41 درصد هم از موانع متفاوتی همچون بروز اختلال در روند مالی و عملیاتی سازمان و 39 درصد نیز از بروز مشکلاتی در هماهنگی بین مدیران فناوری اطلاعات، مالی و کسبوکار سخن گفتهاند.
پیشنهاد کارشناسان
ما از این مدیران خواستیم بهترین شیوه کاهش یا کنترل هزینههای مربوط به سفارشیسازی ERP را تبیین کنند. آنها به چند نکته کلیدی و ارزشمند اشاره کردند: بهتر برنامهریزی، اجرا و مدیریت کنید و دست آخر این که کاربران نهایی را عمیقتر و زودتر در ماجرا درگیر نمایید.
مدیر مالی شرکتی فعال در حوزه انرژی و تولید مواد شیمیایی در این خصوص گفت: «باید یک راهبرد تمامعیار برای استقرار ERP داشته باشید و با ترسیم تمام فرآیندهای کسبوکار شرکت خود، نحوه هماهنگی، اجرا و مدیریت این فرآیندها را در سیستم ERP مشخص سازید.»
| < قبلی | بعدی > |
|---|